Slik ser du hvem som har sett på Google-dokumentet ditt

Slik ser du hvem som har sett på Google-dokumentet ditt

google Dokumenter det er et flott samarbeidsverktøy siden det lar flere personer redigere og jobbe med ett enkelt dokument samtidig, uten å miste oversikten over hvem som gjør hva.

Hvis du eller organisasjonen din bruker Google Dokumenter, kan det være nyttig informasjon å vite hvem i teamet som har sett hvilket dokument og når. Fra å sørge for at alle leser et utkast, vilkårene og betingelsene, den siste innsendingen, retningslinjer og prosedyrer, eller et annet viktig dokument, til å kunne se hvem som gjorde hva og når er avgjørende.

Inntil nylig kunne du ikke se hvem som så på Google-dokumentene dine. Du kan se hvem som har redigert den, men ikke hvem som nettopp har lest den. Hvis de ikke lagret, redigerte eller la igjen en kommentar, ante du ikke om en bestemt person hadde lest den siste versjonen av et dokument.

Fordi du kan dele Google Dokumenter med skrivebeskyttede tillatelser, kan du dele dokumentet med noen personer med den hensikt å se på dokumentet, men ikke gjøre noen endringer.

Gjeldende versjoner av Google Dokumenter lar deg konfigurere innstillinger slik at du kan se hvem som har sett på Google Dokumenter. La oss ta en titt på hvordan du kan gjøre det selv.

Konverter PDF-filer til Google Dokumenter

G Suite-aktivitetsmonitoren

G Suite det brukes vanligvis av organisasjoner der samarbeid er avgjørende. Hvis du bruker G Suite til å samarbeide med andre med jevne mellomrom, kan du bruke Activity Monitor for å se visningsloggen til alle Google Dokumenter-filer. Følg disse trinnene for å gjøre det:

  1. Åpne en Google Sheet-fil
  2. Klikk på pilikonet for oppadgående trend øverst til høyre eller gå til rullegardinmenyen Verktøy
  3. Åpne aktivitetsoversikten
  4. Klikk på fanen Alle seere for organisasjonen din

Denne prosessen lar deg holde oversikt over visningene i dokumentet, inkludert dato og klokkeslett for siste visning for hver visningsdel.

Hvis du ikke ser aktivitetssporingsalternativet i Google-dokumentet ditt, betyr det sannsynligvis at du er logget på gratisversjonen av Google Dokumenter eller en personlig konto, i stedet for en G Suite-versjon.

Trender for seere og kommentarer

I tillegg til å se hvem som har sett på Google-dokumentene dine, lar Activity Monitor deg også se trender når folk har sett på eller kommentert dokumentet ditt.

Seertrend – Viser et stolpediagram over antall unike seere over en tidsperiode du velger fra 7 dager til hele tiden.

Kommentartrend: Viser søylediagrammer for kommentartrend over en periode på 7 dager til alltid.

Hvordan diktere på Google Docs

Slå av visningsloggen i Google Dokumenter

Hvis du av en eller annen grunn ønsker å slå av et dokuments visningslogg, kan du også gjøre det ved å følge disse raske trinnene:

  1. Åpne Google Sheet
  2. Klikk på den oppadgående trendpilen øverst til høyre i dokumentet eller gå til Verktøy fra rullegardinmenyen
  3. Åpne aktivitetsoversikten
  4. Velg Personverninnstillinger.
  5. I Dokumentinnstillinger slår du av Vis min visningslogg for dette dokumentet.

Dette alternativet er også tilgjengelig i den personlige eller gratisversjonen av Google Dokumenter. Hvis du jobber med et dokument, men ikke vil at samarbeidspartnerne dine skal vite det før du er klar til å dele siste vurderinger, kan du slå av visningsloggen.

Start med å åpne Google Regneark og klikke på Innstillinger.

Innstillinger-menyen lar deg slå av visningsloggen med innstillingene for “Aktivitetsdashbord”. Etter å ha flyttet den til “av”-posisjon, klikk OK for å lagre endringene.

Hvordan lagre et Google-dokument som PDF

Slik ser du hvem som har gjort endringer i Google-dokumentet ditt

Versjonskontroll er svært viktig, spesielt hvis du jobber i en regulert bransje. Versjonskontroll er noe Google Docs har gjort bra en stund. Dokumenter vil vise hvem som har redigert, lagret eller delt et dokument. Det fungerer faktisk ikke bare med G Suite, men også med Personal Google Docs.

Hvis du er interessert i versjonskontroll eller vil forsikre deg om at ingen har gjort noen endringer som de ikke burde gjøre uten å låse filen, kan du finne ut av dette ved å følge disse trinnene:

  1. Åpne et Google-ark du vil spore.
  2. Velg Fil og versjonslogg
  3. Velg Se versjonshistorikk

Et vindu skal vises til høyre på skjermen som viser hver lagring og endring for det aktuelle dokumentet.

Innenfor dette vinduet bør du også ha muligheten til å se den forrige versjonen av dokumentet før noen endringer ble gjort.

Dette er viktig for versjonskontroll siden du har et revisjonsspor for hvilke endringer som ble gjort, når de ble gjort og av hvem. Det er også nyttig hvis du har gjort noen endringer, sover på dem, har ombestemt deg og ønsker å tilbakestille dem.

Slik ser du hvem som delte Google-dokumentet ditt

Du kan også se hvem som delte Google-dokumentet ditt og når. Du kan også se delingsinnstillingene slik at du bedre kan kontrollere tilgangen til dokumentet ditt.

  1. Gå til “drive.google.com”
  2. Klikk på “MyDrive” til venstre
  3. Klikk på den lille “i”-knappen i øvre høyre hjørne
  4. Klikk på Aktiviteter
  5. Klikk på hver fil eller mappe individuelt eller undersøk rullefeltet til høyre på skjermen. Dette vil vise deg hvem som har delt dokumentet ditt.

Du kan også sjekke fra dokumentet ved å velge Del. Navnene på personene vil vises i popup-vinduet. Hvis det er flere personer, velg et navn og en liste over alle navnene vises.

Siste tanker

Din mulighet til å bestemme hvem som har sett, delt og redigert dokumentene dine er begrenset hvis du ikke har tilgang til en G Suite-konto. men det er fortsatt måter å få grunnleggende informasjon på.

Ved å følge trinnene i denne veiledningen kan du raskt og enkelt se hvem som har sett, redigert, redigert på noen måte Google Dokumenter-dokumentet ditt. Har du spørsmål, erfaringer eller forslag knyttet til visningsaktivitet på Google Dokumenter? Legg igjen en kommentar i seksjonen nedenfor.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.