Hvordan arkivere e-poster i Outlook

Hvordan arkivere e-poster i Outlook

Rydd opp i Outlook-innboksen ved å arkivere e-poster du ikke vil slette, men ikke trenger å se akkurat nå. E-postarkivering er en av de beste måtene å holde innboksen ryddig. Hvis du vil gjøre det i Outlook, er du heldig. Både Outlook for nettet og Outlook for skrivebordet lar deg enkelt arkivere e-postene dine.

I denne veiledningen vil vi dekke alle de beste måtene å arkivere e-postene dine i Microsoft Outlook på datamaskinen din.

5 alternativ til Microsoft Outlook for Android

Hva er et arkiv i Outlook?

I sammenheng med Outlook og e-poster er et arkiv i utgangspunktet alle e-postene du har valgt å holde atskilt fra hovedinnboksen din.

I Outlook for nettet betyr arkivering av en e-postmelding å flytte e-postmeldinger fra den primære innboksmappen til arkivmappen.

I Outlook for skrivebord betyr arkivering av en e-post i utgangspunktet å flytte e-postene fra hoved Outlook PST-filen til en ny PST-fil. Du kan flytte til denne PST-filen og få tilgang til alle e-postene dine som er lagret i den, når du vil.

Kan du bruke Outlook-arkivet for alle e-postkontoene dine?

Det er to tilfeller der arkivfunksjonaliteten i Outlook ikke kan brukes.

For det første, hvis du har en Exchange Server-e-postkonto og organisasjonen din bruker Microsoft Exchange Server Online Archive, kan du ikke bruke Outlooks opprinnelige arkiveringsfunksjon.

For det andre, hvis nettverksadministratoren din har deaktivert arkiveringsfunksjonen, kan du heller ikke arkivere e-postene dine. Uansett, snakk med organisasjonens nettverksadministrator for å få hjelp.

Hvordan arkivere e-poster i Outlook for nettet

Arkivering av e-postmeldinger i Outlook for nettet er enklere enn i skrivebordsappen. Bare klikk på noen få alternativer og de valgte e-postene blir arkivert.

Slik gjør du det:

  1. Gå opp Outlook.com og logg inn på e-postkontoen din.
  2. Klikk på mappen til venstre der e-postene ligger.
  3. Velg e-postene du vil arkivere fra høyre rute.
  4. Klikk på alternativet som sier Arkiv i den øverste menylinjen.
  5. Hvis du har arkivert en e-post ved en feiltakelse, klikker du på Avbryt nedenfor for å avbryte handlingen.

Du kan se alle dine arkiverte e-poster ved å klikke Arkiver til venstre.

Hvis du vil flytte en arkivert e-post tilbake til rotmappen, finner du e-posten i Arkiv-mappen, klikker på e-posten, klikker på Flytt opp og velger hvor du vil flytte e-posten.

Hvordan automatisk arkivere e-poster i Outlook

I Outlook for desktop kan du arkivere e-poster automatisk eller manuelt. I denne delen vil vi dekke hvordan du bruker AutoArchive-funksjonen i Outlook for skrivebordet.

AutoArchive er navnet på funksjonen som lar deg automatisk arkivere e-poster i Outlook-appen. Denne funksjonen sender e-postene dine fra hovedmappene dine til arkivet etter at en forhåndsdefinert tidsperiode har gått.

Du kan konfigurere ulike alternativer i denne funksjonen, og følgende trinn beskriver hvordan du gjør dette:

  1. Åpne Outlook på datamaskinen.
  2. Klikk på Fil øverst, og velg deretter Alternativer fra venstre sidefelt.
  3. Klikk på Avansert-alternativet til venstre.
  4. Finn AutoArchive i høyre rute og klikk AutoArchive Settings-knappen.
  5. Velg Kjør AutoArchive hvert alternativ ovenfor og spesifiser når funksjonen skal kjøres i Outlook.
  6. I delen Standard mappeinnstillinger for arkivering velger du når et element skal arkiveres. I utgangspunktet spesifiserer du alderen på Outlook-innholdet ditt.
  7. Klikk på Bla gjennom og velg målmappen for arkivfilen. Du trenger bare å gjøre dette hvis du ikke liker standard Outlook PST-katalogen.
  8. Til slutt, trykk OK nederst for å lagre endringene.

Hvis du vil forhindre at Outlook arkiverer e-postene dine automatisk, kan du deaktivere funksjonen for automatisk arkivering. Å gjøre det:

  1. Åpne Outlook på datamaskinen.
  2. Klikk på Fil øverst og velg Alternativer til venstre.
  3. Klikk på Avansert-alternativet til venstre.
  4. Klikk Autoarkivinnstillinger i høyre rute.
  5. Fjern merket for Autoarkiver hvert alternativ øverst.
  6. Klikk OK nedenfor.

Hvordan arkivere e-poster i Outlook manuelt

For å få mer kontroll over e-postarkiver kan du faktisk arkivere e-poster manuelt i Outlook. Dette lar deg sende dine primære e-poster til arkivet når og når det er nødvendig.

Slik bruker du denne metoden:

  1. Åpne Outlook på datamaskinen.
  2. Klikk på Fil i øvre venstre hjørne.
  3. Velg Info-fanen til venstre.
  4. Klikk på pil ned-ikonet for Verktøy og velg Rydd opp i gamle gjenstander.
  5. En dialogboks vises som lar deg konfigurere det manuelle e-postarkivet.
  6. Øverst har du to alternativer som lar deg bestemme hva du skal inkludere i arkivet ditt. Velg den du vil bruke.
  7. Velg mappene du vil legge til i arkivet.
  8. Velg alderen på varene dine ved å bruke kalenderalternativet.
  9. Klikk Bla gjennom og velg mappen der du vil lagre Outlook-arkivfilen.
  10. Trykk OK nederst for å begynne å opprette et e-postarkiv i Outlook.

Når arkivet er opprettet, kan du flytte den resulterende PST-filen hvor som helst du vil.

Slik viser du arkiverte e-poster i Outlook

Å få tilgang til arkiverte e-postmeldinger i Outlook for skrivebordet er like enkelt som å gjøre det i Outlook for nettet. Bare last opp arkivfilen til Outlook og du vil se alle de arkiverte e-postene dine.

Slik importerer du en PST-e-postarkivfil til Outlook på datamaskinen din:

  1. Start Outlook.
  2. Klikk på Fil-menyen øverst.
  3. Velg Åpne og eksporter i venstre sidefelt.
  4. I den høyre ruten klikker du på Åpne Outlook-datafil mens du importerer en PST-datafil til programmet.
  5. Naviger til mappen der arkivfilen din ligger, klikk på filen og trykk Åpne nederst.
  6. Filen skal lastes inn i programmet og du skal kunne se alle arkiverte e-poster.

du kan slå sammen Outlook PST-filene dine hvis du har flere filer.

Omorganiser Outlook ved å arkivere e-poster

Hvis du føler deg overveldet bare ved å se på antall e-poster i innboksen din, er det på tide å bli kvitt noen av disse e-postene ved å arkivere dem. Bruk metodene ovenfor for å flytte mindre viktige e-poster til et arkiv, slik at du kan jobbe med de som trenger din umiddelbare oppmerksomhet.

Problemet med e-poster er at det ikke er lett å administrere dem, selv for profesjonelle. Det er imidlertid noen tips og triks som du kan lære for å gjøre e-postadministrasjon mye mindre overveldende.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.